Cómo Eficientar un Programa de Control Documental para un Sistema de Gestión

Un programa de control documental eficiente es fundamental para cualquier sistema de gestión, ya que garantiza que la información crítica esté actualizada, accesible y cumpla con las normativas aplicables.

Queremos darte una guía práctica sobre los mejores consejos de cómo mejorar la eficiencia de un programa de control documental, desde la organización y almacenamiento hasta la actualización y revisión de documentos.

1. Organización y Almacenamiento de Documentos

El primer paso para un control documental eficiente es la organización y el almacenamiento adecuados de los documentos.

Esto incluye la clasificación, etiquetado y almacenamiento de los documentos de manera sistemática.

• Clasificación: Clasifica los documentos en categorías como políticas, procedimientos, registros, manuales y formularios. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos específicos.

• Categoría y Señalamiento: Utiliza un sistema de señalización o etiquetado por categorías coherente, que incluya información como el título, la fecha de emisión, la versión y el autor del documento. Esto ayuda a identificar rápidamente la información relevante.

• Almacenamiento Digital: Utiliza una plataforma digital para el almacenamiento de documentos. Los sistemas de gestión documental (DMS) como SharePoint, Google Drive, son sistemas específicos que se usan en la industria, pueden proporcionar una estructura organizada y accesible para todos los usuarios autorizados.

2. Mantenimiento y Actualización de Documentos

Mantener los documentos actualizados es crucial para asegurar que el sistema de gestión refleje las prácticas actuales y cumpla con las normativas.

• Revisión Regular: Establece un calendario de revisiones periódicas para todos los documentos críticos. No lo hagas todo en un solo día. Las revisiones pueden ser anuales, semestrales o trimestrales, dependiendo de la importancia del documento.

• Control de Versiones: Implementa un sistema de control de versiones para rastrear los cambios y actualizaciones de los documentos. Asegúrate de que solo la versión más reciente esté disponible para uso operativo, mientras que las versiones anteriores se archiven adecuadamente.

• Aprobaciones y Autorizaciones: Define un proceso claro para la revisión y aprobación de documentos. Involucra a las personas adecuadas en el proceso de revisión para asegurar que los cambios sean precisos y estén autorizados.

3. Accesibilidad y Seguridad

Los documentos deben ser fácilmente accesibles para el personal autorizado y protegidos contra el acceso no autorizado.

• Permisos de Acceso: Configura permisos de acceso por los roles y uso para asegurarte de que solo el personal autorizado pueda ver o editar ciertos documentos.

• Copias de Seguridad: Realiza copias de seguridad regulares de todos los documentos críticos. Esto protege la información contra la pérdida debido a fallos del sistema, errores humanos o ataques cibernéticos.

• Capacitación del Personal: Capacita a todos los empleados sobre la importancia del control documental y cómo acceder a los documentos de manera segura. Esto asegura que todos comprendan y sigan los procedimientos establecidos.

4. Integración con el Sistema de Gestión

El control documental debe integrarse completamente con el sistema de gestión para asegurar la coherencia y la eficacia.

• Compatibilidad: Asegúrate de que el sistema de gestión documental sea compatible con otros sistemas utilizados en la organización, como sistemas de gestión de calidad (9001), sistemas de gestión ambiental (14000) y sistemas de gestión de seguridad alimentaria (22000).

• Flujos de Trabajo Automatizados: Utiliza flujos de trabajo automatizados para la revisión, aprobación y distribución de documentos. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para manejar documentos manualmente y asegura que los documentos se procesen de manera consistente.

Eficientar un programa de control documental es esencial para el éxito de cualquier sistema de gestión.

El organizar y almacenar documentos de manera efectiva, mantenerlos actualizados, asegurar su accesibilidad y seguridad, e integrarlos con el sistema de gestión, las organizaciones pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa y cumplir con las normativas aplicables.

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